Как и зачем составляют пояснительную записку к штатному расписанию

Необходимость в пояснении

Корректировки, которые вносятся в нормативный акт, часто начинают разрабатывать «снизу». Сотрудник отдела кадров, трудовой экономист, иной заинтересованный специалист делает вывод, что расписание нужно видоизменить. Но принятие окончательного решения возможно только руководством. И тут может помочь служебная записка – пояснительное к штатному расписанию дополнение.

Посредством ее работник, который выступил инициатором, доводит до сведения руководителя:

• причины, из-за которых местный нормативный акт нуждается в корректировке;
• суть изменений и дополнений;
• положительные последствия подобных действий;
• шаги, которые нужно предпринять.

К причинам, которые повлекли необходимость корректировки, относят увеличение либо уменьшение штатных единиц, изменение ставки сотрудников, размер разнообразных надбавок, рабочее время.

Записка не является локальным нормативным актом или первичным документом учета. Поэтому никаких официальных бланков на законодательном уровне для нее не предусмотрено. Ее можно составлять в произвольной форме. Но собственник или руководитель предприятия имеет право решать, как будут выглядеть документы. Тогда оформляется пояснительная записка к штатному расписанию по образцу, соответствующему утвержденным нормативам.

Правила составления пояснения

Если строгих норм документооборота у компании не разработано, необязательно искать какой-то особый шаблон. Можно составить пояснительную к штатному расписанию по образцу:

Генеральному директору ООО «Платье Люкс» Серебряковой Т.В.
от начальника отдела кадров Зайцевой С.Л.

Служебная записка №322-031 от 09.08.19 г.

В связи с производственным расширением прошу рассмотреть возможность увеличения числа штатных единиц: портной – до 7 человек (на данный момент – 5), закройщик – до 4 человек (на данный момент – 2), дизайнер-конструктор – до 2 человек (на данный момент – 1). В связи с этим прошу провести последующую коррекцию штатного расписания.

Начальник отдела кадров Зайцева С.Л. (подпись)                                                 09.08.19 г.

Такой вариант подойдет, к примеру, если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце. В иных случаях можно вставить нужные причины и данные в этот шаблон или скачать соответствующий образец в интернете. Ходатайствовать об увеличении числа сотрудника имеет право не только специалист отдела кадров. Этим может озаботиться начальник отдела, не справляющегося с увеличившимися объемами работ.

Также пояснение может использовать руководитель подразделения, если необходимо вывести из расписания штатную единицу. При необходимости, работодатель даже вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка.

Понадобится, при наличии возможности, анализ дополнительных расходов на увеличение количества персонала и/или рост заработной платы и сопоставление их с прибылью в итоге. Без него руководство может отклонить прошение. Оформленную записку регистрируют в спецжурнале для внутрифирменного учета таких документов. С этой целью пояснение нумеруют.

Действия руководства

Директор компании на основании полученного пояснения принимает решение о коррекции расписания и оформляет приказ, где указывает:

• что конкретно должно содержаться в приложении;
• кто и за какое время должен создать документ;
• кто является ответственным за подготовку.

Согласно приказу лицо либо подразделение, являющееся уполномоченным, создает приложение к расписанию штата. После составления документа, его закрепляют приказом начальника в порядке, аналогичном утверждению расписания.

В ситуации, когда вносятся корректировки в расписание, нет необходимости в ознакомлении всех работников с документом, но лишь при условии, что изменения не оказывают влияния на деятельность подчиненного.

Подробнее о нюансах создания расписания и дополнений к нему – на видео:

При создании служебных записок не нужно руководствоваться нормативными актами. Но любые дополнения и приложения необходимо оформлять так же, как и само расписание, а утверждение и введение в действие осуществляется по приказу руководства. Обо всех этих нюансах будущий начальник организации должен знать еще на этапе создания предприятия, составляя организационный раздел бизнес-плана.