Принципы создания штатного расписания компании

Штатное расписание: что это и зачем его создают?

Нормативный акт локального типа содержит описание организационной структуры фирмы, данные о штате. Он необходим владельцам предприятия для оптимизации кадровой работы и для предотвращения негативных правовых последствий.

С помощью кадрового плана еще на этапе составления бизнес-проекта можно рассчитать число сотрудников нужной квалификации, предположительные вложения в зарплату, социальные взносы. Впоследствии документ корректируется и утверждается приказом.

Важно знать! Предоставление официального варианта расписания обычно требуют в ходе проверок трудинспекция и налоговики.

Если оно отсутствует, это считается нарушением закона о труде, что способно привести к штрафным санкциям согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Они составят для компании 30000–50000, а для должностного лица – до 5000 рублей.

Еще одним моментом, зачем нужно штатное расписание, считается обоснование увольнения специалиста в процессе судебного разбирательства при возникновении спорных ситуаций. Если документа нет, работодателю будет трудно привести доказательства, что его действия правомерны. Помимо этого не получится показать, что в фирме не было вакантных мест для предложения работнику, попавшему под сокращение.

Что прописывается в кадровом плане?

Чтобы знать, как создать штатное расписание, требуется понимать, что в него входит. Обязательно должно быть:

• перечисление подразделений;
• информацию о числе единиц штата;
• данные о зарплате.

Там необходимо верно перечислить должности, специальности, профессии, квалификационные данные. Согласно ст. 57 ТК РФ, если по какой-то должности существуют ограничения либо льготы, ее нужно вписывать в строгом соответствии с данными, указанными в профстандарте или справочном перечне по квалификации. Подобная точность очень необходима для работника, когда он оформляет льготную пенсию.

Важно знать! Время действия составляемого кадрового плана может быть любым, но чаще всего оно составляется на год.

На крупных индустриальных объектах обязанность возлагается на экономиста по труду, но составить документ может также грамотный работник отдела кадров, юрист, бухгалтер. При необходимости можно обратиться в консультационное агентство, где профессионалы займутся разработкой и внедрением документа для конкретной фирмы или отрасли.

Бизнес-потребности меняются, также происходят внешние изменения в отношении окладов, надбавок. Регулярно просматривайте свой план, чтобы убедиться, что вы можете гибко адаптировать нужды предприятия, сотрудников. Корректировка расписания возможна посредством приказа о том, что будут внесены изменения. Это удобно, если они несущественны. При значительных переменах на предприятии лучшим вариантом станет издание приказа, утверждающего новое расписание. Если происходит сокращение штата,  изменение названий специальностей или величины должностного оклада, то приказ по предполагаемым поправкам утверждается не меньше чем за 60 дней перед их введением.

Как оформить штатное расписание?

С 2013 года компании, занимающиеся коммерческой деятельностью, освобождены от обязанности составления кадровой документации согласно утвержденным форматам. Для оформления допускается применение своих документальных бланков. Но унифицированная форма Т-3 применяется и по сей день: она является для надзорных органов привычным вариантом того, как оформляется штатное расписание.

Как пишется штатное расписание по этой форме:

1. Вписываем наименование компании как в учредительной документации. Если имеется сокращенный вариант, его пишут в скобочках, вслед за основным.
2. Вносим восьмизначный код фирмы по классификатору ОКПО.
3. Добавляем номер и дату создания, время, в течение которого документ действует.
4. Прописываем наименования и кодировку подразделений по соответствующему классификатору.
5. Перечисляем полные должности, профессии – если это рабочие, а также разряды, категории, от руководства до технического исполнителя.
6. Указываем численность штата для каждой специальности либо профессии. Если имеются специалисты, работающие по совместительству, сведения о них вписывают в зависимости от ставок.
7. Прописываем тарифные ставки, оклады за месяц, которые зависят от того, по какому типу оплачивается труда специалистов на предприятии.
8. В разделы 6–8 вписываем данные о существующих надбавках, определенных законодательно либо установленных руководством фирмы.

В подразделе документа под грифом «Всего» отображается сумма чисел из пунктов с 5 по 8 (оклад и надбавки), помноженная на количество штатных работников. В подпункт «Итого» вписывают число сотрудников предприятия, а также, вместе со всеми дополнительными выплатами, общее значение выплачиваемых средств по всем ставкам. Она будет составлять ежемесячный зарплатный фонд.

Подписать бланк должны главбух и начальник кадрового подразделения. Чтобы ввести локальный акт в действие, необходимо его утверждение специальным приказом по основной деятельности, где обязаны быть прописаны общее число работников в штате, дата вступления в силу. Приказные реквизиты указываются вверху бланка справа. На бланке должна стоять подпись руководителя компании либо иного уполномоченного специалиста, после чего его регистрируют в Журнале регистрации приказов. Все принимаемые в компанию работники должны ознакомиться с нормативным актом, напрямую касающимся их трудовой деятельности.

Конечно, можно выбрать свой вариант, как оформить штатное расписание. Но эти пункты нужно указывать в нем, чтобы у проверяющих органов не появилось ненужных вопросов.

Каков срок хранения штатного расписания организации?

После того, как локальный акт изменился, он становится недействительным и утратившим юридическую силу. Однако при этом старое расписание еще какое-то время обязано сохраняться в компании, потому что, как обычно, при проверочных мероприятиях поднимается документация за ранние периоды.

Важно знать! Временные сроки определены пунктом 71 списка стандартных управленческих архивных документов. Как правило, период хранения штатного расписания в архиве не менее трех лет с момента завершения действия.

Это же правило распространяется и на документы, посредством которых выполнялись изменения. В границах этого времени фирма должна обеспечить выдачу копии нормативного акта лицам, обладающим правом на получение такой документации.

Зная, как составить штатное расписание правильно, можно избежать спорных ситуаций с работниками, неприятностей с налоговиками, трудинспекцией.

Правила и проблемы разработки и внедрения нормативного акта – на видео: