Дедлайн: как комфортно работать в ограниченном времени

Дедлайн – что это значит в переводе

Понятие dead line в дословном переводе с английского означает линию смерти. Так называлась черта в ограждении американской тюрьмы или лагеря для военнопленных, которую не могли переходить заключенные. Иначе их расстреливали. Но смертельное значение слова в наше время, к счастью, не актуально.

Сейчас для тех, кто интересуется: дедлайн это что, такое значение слова не используется. Теперь этим определением обозначается последний срок, до которого нужно выполнить задание, достигнуть цели либо завершить проект. Дедлайном является дата в календаре, день недели, время либо даже событие, например, праздник. 

Дедлайн – что это значит – подробное объяснение в видеоролике:

Разновидности дедлайна

В бизнесе он бывает двух типов – срочным и поэтапным. В первом случае на работу отводятся считанные дни. Во втором – проект разделяют на небольшие задачи, исполнение которых на каждой стадии находится под контролем руководителя. Такой способ работы еще называют редлайном.

Допустим, по общему сроку на проект выделено три недели. Но сдача каждого раздела, текста, фотоматериала назначается раз в неделю. Новый этап начинают, как руководитель одобрил предыдущий.

Установку последних сроков практикуют в различных отраслях. Что такое дедлайн у программистов, журналистов, менеджеров по продажам:

• У программистов наиболее жесткие сроки выполнения работ. Программу, скрипт или сайт необходимо создать к конкретному временному периоду. Если разработчик опоздает хоть на день, то его репутация подпортится, потенциальные заказчики найдут других специалистов.
• В СМИ сложнее всего новостникам, репортерам. Здесь нельзя медлить, иначе информация «протухнет», ее опубликуют другие. В журналистике также часто случается плавающий дедлайн, когда сроки резко меняются в сторону уменьшения.
• Менеджерам по продажам важна скорость реализации продукции. Чтобы ее увеличить до максимума, необходимо правильно организовать план продаж и рекламную стратегию. Наиболее скоростными считаются агрессивные продажи, но они подходят не для всех видов продуктов.  

Что значит дедлайн, хорошо понимают коммерсанты. Даже торговцы на рынке используют его, чтобы побыстрее продать товар. Они убеждают покупателя: «Осталась последняя вещь, покупайте скорее, дадим скидку». Не гнушаются использовать ограниченность по срокам и крупные корпорации. Например, сообщают о рекламной акции длительностью лишь три дня. Так они создают маркетинговый дедлайн, что заставляет потребителя делать покупку здесь и сейчас.

По виду санкций дедлайн разделяют на два типа. Жесткий дедлайн предполагает, что наниматель за нарушение увольняет работника, лишает премии либо гонорара. Такое случается, если при просрочке теряется ценность результата.

Если дедлайн мягкий, заказчик может перенести срок выполнения, если у работника случилась форс-мажорная ситуация. Договориться о том, чтобы продлить время без жестких санкций вполне возможно.

Дедлайн – это не только про работу или учебу. Он является повсеместным проявлением. Своевременная оплата налогов, чтобы избежать штрафных санкций, сдача всех анализов перед оперативным вмешательством, чтобы ее не отменили, расчет времени на дорогу до аэропорта, чтобы успеть к посадке – все это является примерами дедлайнов в повседневности, срыв которых может привести к плачевным последствиям.

Плюсы ограничений по времени

Конечно, дедлайн – это стрессовый фактор. Но у него есть и определенные достоинства. Если бы не жестко ограниченные временные рамки, часть важных дел так бы и остались в категории «сделаю потом».

Преимущества дедлайнов:

• своевременное получение результата;
• рациональное разделение усилий;
• планировка совместной работы;
• борьба с прокрастинацией;
• рост плодотворности труда.

Для руководителей компании дедлайн – это еще и способ оценки способностей сотрудников. При искусственно сделанном жестком дедлайне проявляются все тонкости командной работы – кто является лидером либо аутсайдером, кто не подвержен стрессу или, напротив, способен запаниковать и впасть в истерику.

Дедлайн изменяет психическое состояние, мозговую активность. Считается: чем более короткие сроки на решение поставленной задачи, тем более продуктивно выполняется работа. Но это только при рациональном распределении времени и умении управлять стрессом. Напряженная работа в режиме дедлайна негативно влияет не только на психическое состояние, но и на иммунитет, что с течением времени приводит к различным болезням.

Последствия срыва установленных сроков

Если нарушается deadline, это обязательно становится причиной неприятных последствий:

• разочарования в собственных силах, стрессу;
• ощущения вины;
• «разборок» с начальством либо заказчиком;
• потери времени, денежных средств, репутации.

В сложных случаях возможен отказ от последующего сотрудничества и даже увольнения.

Контроль дедлайна: что это такое – управление временем

Если человек неправильно распределяет время, он старается успеть невозможное к крайнему сроку. Вроде как выучить японский язык за одну ночь. Это чревато ухудшением итогового качества работы вследствие спешки. Чтоб успеть к назначенному сроку без качественных потерь, необходимо учиться управлению временем:

• Распланируйте рабочий день. Составьте график, разбейте большие задачи на маленькие, обозначьте контрольные точки проекта.
• Расставьте приоритеты. Скажем, можно сперва закончить работу с быстровыполнимыми задачами, после взяться за более сложные. Либо выставить приоритет дел, близких к дедлайну.
• Поставьте цели. Целенаправленность дает возможность четко определить ваш «пункт назначения» и приоритеты, чтобы его достичь. Важно расставить как кратковременные, так и долговременные цели.
• Делегируйте. Зачастую довольно тяжело ответить «нет» на просьбу о помощи на работе. Нужно научиться обозначению границ, а также передаче части дел коллегам, чтобы успевать решать важные задачи.
• Управляйте стрессом. Если к нему относиться позитивно, мотивация не исчезнет, а вы сможете результативно трудиться даже в цейтноте. Чтобы не перегореть, стоит делать небольшие перерывы на протяжении дня либо радовать себя маленькими подарками после решения очередной задачи.

Отслеживайте «пожирателей времени». Это обстоятельства, из-за которых нерационально растрачивается временной ресурс. Есть множество факторов, что «похищают» рабочие минуты и часы. Одни заметить легко, другие проявляют свое влияние исподволь. К «похитителям времени» относят прокрастинацию, то есть откладывание дел на потом, ненужные поездки и встречи, беседы по телефону, электронные письма и социальные сети, которые не позволяют сконцентрироваться на работе.

Как справиться с главным «врагом» – прокрастинацией

В психологии «прокрастинация» – отсрочивание значимых дел, не доставляющих удовольствия. Очень часто срыв дедлайнов возникает именно из-за нее. Нашему мозгу больше нравится отдыхать, а не концентрироваться на сложных проектах.

Сосредоточиться на задаче, которая важна, но не доставляет удовольствия, могут помешать и барьеры психологического плана:

• Боязнь провала. Она «припирает к стенке», заставляя отсрочивать выполнение важных задач вплоть до их забрасывания. Человек постоянно откладывает решение проблем, поскольку его мучает страх, что он сделает что-то не так.
• Неясность задачи. Из-за боязни показаться некомпетентным, прокрастинирующий не станет уточнять малопонятную задачу, не обратится за советом к сотруднику с большим опытом, а попросту отсрочит ее выполнение.
• Отсутствие планирования. Люди, у которых имеется такая проблема, зачастую занимаются решением дел в последний момент, так как у них нет четко составленного плана действий. Человек отвлекается на дела меньшей важности, и как результат у него практически не остается времени сделать работу, которая на самом деле важна.
• Недостаток мотивации. Намеченные планы ничего не значат для человека, и по этой причине кажутся не представляющими никакого интереса занятиями.

Прокрастинатор начинает понимать, что он утрачивает контроль над жизнью и попал под влияние других людей. Это порождает неопределенность, тревожность и увеличение объема несделанных дел. Лишь когда человек поймет, в чем состоит суть проблемы, появится возможность подбора индивидуального решения.

Прокрастинация имеет лишь одно преимущество. Иногда задачи, выполнение которых откладывается, не слишком значимы либо разрешаются без чьего-либо участия, энергетических и силовых затрат. Здесь имеет значение то, как вы умеете оценивать важность задач и ставить в приоритет самые значимые дела.

Есть восемь эффективных способов, как преодолеть прокрастинацию:

1. Признание самообмана. Люди переоценивают свои способности, считая, что выполнят работу быстрее. Как только появляется мысль: «Сделаю это перед работой за пару часов», ее требуется пресечь и приступать к работе прямо сейчас.
2. Целеполагание. Продвижение вперед подразумевает конечный «пункт назначения». При этом необходимо его четкое представление. Поставленные цели дают возможность мобилизации сил. Если есть желание их достижения, мотивация работать возникает сама по себе. Так же выставление цели позволяет укрепить дисциплину, тренировать силу воли.
3. Составление перечней дел. Для этого потребуется намечать, что нужно выполнить до окончания дня. Списки на следующий день следует подготовить с вечера. Такой подход сделает более простой утреннюю работу. Первыми в список нужно вносить дела с реальной возможностью их отсрочки. Этот метод сработает, если вы поверите в то, что их трудно сделать, и они имеют жизненную важность.
4. Избавление от отвлекающих факторов. Перед тем, как начать работу, стоит позаботиться, чтобы вас ничего не «дергало»: различные шумы, звуки телевизора и телефона. Это позволит сконцентрироваться на задании.
5. Создание набросков. В процессе занятия творческой либо непонятной работой часто возникает проблема чистого листа. Оптимальный способ, который позволяет одолеть преграду – создать набросок дела. Такая технология даст точку отсчета для развития идеи.
6. Путешествие во времени. При появлении соблазна отложить решение задачи, следует представить конечный результат как можно более точно, как бы мысленно перелетев к моменту окончания дела. Это упростит выполнение работы. И еще одна уловка для любителей отсрочивать до последнего – перевод часов вперед.
7. Фрагментирование крупных задач. Начав проект, следует разбить его на небольшие части. Тогда боязнь немыслимых объемов исчезнет. На протяжении рабочего дня по очереди выполняйте фрагменты задачи, а по окончанию объедините их.
8. Сбор команды для выполнения неприятных и сложных проектов. Совместное решение задач происходит более быстро и приятно в отличие от одиночной работы. Такой методике можно придать соревновательный дух, либо ввести штрафные санкции за нарушение распорядка.

Завершение трудной работы должно приносить приятные ощущения. Если получается своевременная сдача проектов, можно позволить себе небольшое вознаграждение: поход в гости, посещение ресторана, покупка чего-нибудь приятного. Это даст возможность договориться с собственным мозгом, и сломить его сопротивление успешной когнитивной деятельности.

Как действовать, чтобы сдать проект вовремя

В первую очередь важно быть реалистом в отношении того, сколько времени потенциально может потребоваться для завершения проекта. Оцените, что вы должны сделать, насколько велика задача. Можно сравнить этот проект с теми, что вы делали в прошлом. При планировании оставляйте временную «подушку безопасности», чтобы можно было проверить результаты без спешки.

Что еще стоит сделать для своевременной сдачи работы:

1. Убедитесь, что вы получили полное разъяснение специфики проекта, прежде чем согласиться на крайний срок.
2. Не идите на компромисс и не соглашайтесь на жесткие временные рамки, в которые нереально уложится, чтобы решить поставленную задачу.
3. Разбейте свой проект на несколько небольших частей, вычеркивая их по мере их выполнения.
4. Если вы затормозили над выполнением одной из частей проекта, отложите ее и переключитесь на другую.
5. Когда вы занимаетесь распределением рабочей нагрузки на месяц, неделю, даже на день вперед, перенесите работу по максимуму на начало периода и сделайте предельно свободным время, остающееся до дедлайна.
6. Старайтесь браться только за один проект. Хотя многие вынуждены трудиться в многозадачном режиме, более эффективно единовременно работать только над одной задачей.
7. Если вы все-таки вынуждены работать параллельно над двумя или более проектами, выполните часть задач для одного из них, прежде чем переключаться на другой.
8. Ставьте себе напоминания. Их проще всего настроить в телефоне или системе управления проектами и задачами. Так вы вряд ли что-то потеряете или упустите.
9. Учитывайте форс-мажоры, способные задержать сдачу проекта. 
10. Планируйте регулярные перерывы на протяжении дня. Постоянная работа без отдыха делает вас менее эффективным. Вместо того чтобы сжигать себя, делайте 15-минутные перерывы, чтобы не терять концентрацию.

Храните все документы и электронные письма в категоризированных папках. Неспособность найти нужную документацию отнимает много времени, выводит из себя. Упорядочение документов и их классификация позволят вам быстро находить важную информацию. Для переписки с заказчиком также выделите отдельную папку. Если что-то пойдет не так во время проекта либо возникнет спор, вы можете обратиться к ней, чтобы подтвердить свои претензии.

Чтобы всегда успевать в дедлайны, нужно только формирование привычек и создание своего распорядка дня. Это даст возможность преодолевать каждодневные нагрузки. Организм где-то через 20 дней свыкнется с одинаковыми занятиями в определенное время, а ваше самочувствие улучшится от того, что вы всегда будете вовремя завершать работу.

Ошибки планирования

Срывы сроков возможны не только из-за прокрастинации. Проблемы могут возникнуть из-за ошибок планирования – неправильного определения времени на выполнение. Возникают они обычно по четырем причинам.

Причина №1.

Мы не принимаем к сведенью опыт предшествующей планировки. Так, большая часть студентов с трудом смогут определить время, необходимое на создание курсовой. И это с учетом того, что раньше самое меньшее раз в год они занимались аналогичной работой.

Причина №2.

Варианты, когда что-то может произойти не так, нами не допускаются. Мы постоянно представляем наилучшее развитие сценария. Люди отводят на выполнение работы такое количество времени, какое требуется в соответствии с подобным ходом событий. Но мало когда получается, что все идет, как было спланировано.

Причина №3.

Мы не видим все этапы решения задачи и не можем рассчитать время на каждый из них. Так, журналисты не всегда учитывают время на вычитку, доработку статьи, дополнение ее актуальными данными. Кажется, что драгоценные минуты или часы уйдут только на сбор информации и создание текста.

Причина №4.

Мы действуем непоследовательно, неверно выставляя приоритеты. К примеру, контент-менеджеру необходимо опубликовать три статьи. Одну он решил написать сам, для второй берет интервью, а третью нанимает внештатного автора. Насколько затянется эта работа, зависит от последовательности действий. Если контент-менеджер сначала создаст первый материал и только потом начнет согласовывать интервью и выдаст техзадание другому автору, дело затянется. Если действовать в обратном порядке, понадобится вдвое меньше времени.

Еще одной ошибкой является то, что мы соглашаемся на ограничение по времени, хотя это совсем необязательно. Искусственно навязываемый дедлайн – это повод для отказа от работы. Так, проекты, требующие высокого уровня точности и тестирования, должны меньше зависеть от сроков, а больше от создания качественного продукта. То же самое касается и творчества.

Снижение уровня стресса: рекомендации психологов

При стрессовой ситуации в организме происходит повышение уровня адреналина, обостряющего чувства, концентрацию и придающего сил. Но это временное состояние. Если постоянно испытывать тревогу и перегрузки, это чревато умственными и физическими расстройствами. Чтобы снизить стресс, связанный с ограничением времени, можно воспользоваться советами психологов.

Чем быстрее будет приближаться дедлайн, тем более высоким будет ваш уровень стресса. Чтобы этого не случилось:

• Урежьте сроки заблаговременно. Приступить к работе с далеким дедлайном трудно, поскольку мы понимаем, что подобные задачи имеют большую степень сложности – ведь на их выполнение требуется больше времени. У людей есть склонность к отсрочке трудоемких дел, но постановка более сжатых сроков будет являться мотивацией для более быстрого решения задачи. Кроме того, так у вас останется время на проверку и доработку.
• Научитесь входить в поток. Это состояние, когда вы так сконцентрированы и вовлечены в работу, что даже не осознаете, как пролетает время. Важно создать такую рабочую обстановку, чтобы минимизировать отвлекающие факторы.
• Превратите соблюдение сроков в игру. Выполнение скучной работы не особо помогает в соблюдении режима deadline. Геймифицировав их, вы сделаете ее увлекательнее и увеличите мотивацию своевременного завершения. К примеру, вы можете соперничать с сотрудниками, пробудив дух азарта. Либо установите какое-нибудь специализированное приложение, выдающее вам за каждое законченное дело бонусы.

И, самое главное, не будьте перфекционистом. Лучшее является врагом хорошего. Это не обозначает, что надо наплевать на качество работы. Но и от нескончаемого «причесывания» пользы никакой. Если вы станете излишне долго все улучшать, растратите трудовые и временные ресурсы, и в попытке достичь совершенства, просрочите дедлайн. 

Что делать, если время упущено

Если «будильник» дедлайна уже звенит, а работа только начата, нужно срочно исправлять дело. Отсрочьте остальные дела, постарайтесь не прокрастинировать и бросайте все силы на решение задачи.

Если чувствуете, что своевременная сдача проекта, несмотря на все старания, не получается, обязательно предупредите начальника (либо заказчика, в случае работы с ним напрямую) – только не день в день, а немного загодя. Будьте предельно вежливы: извинитесь и объясните, почему сорвались сроки (только не обвиняйте в этом никого, кроме самого себя, если именно вы виноваты).

Если из-за вас заказчик понес убытки, лучшим вариантом будет их частично или полностью компенсировать. Предложите взамен бонус в виде бесплатных услуг. Ваша задача – сделать все, чтобы потенциальный клиент не подпортил вашу репутацию.

Интересный факт! Писатель Ивлин Во, начиная писать свой новый роман «Возвращение в Брайдсхед», сделал публичное заявление: «Я приступаю к написанию новой книги и закончу ее за три месяца». Но не уложился в сроки и несколько раз, опять же публично, просил о переносе дедлайна. Однако он довольно быстро завершил роман, поскольку знал: читатели не забыли его обещание и ожидают, когда оно будет выполнено.

Лучшее, что вы можете вынести из пропущенного дедлайна – осознание своих ошибок. Оцените, где оказалось слабое место, и подстрахуйтесь заранее.

Один пропущенный дедлайн не снижает уровень профессионализма. Подобное может случиться с каждым. Другое дело, если это повторяется из раза в раз. Придется пересмотреть свое отношение к организации времени и развивать навыки тайм-менеджмента. 

Что такое дедлайн в работе: советы руководителю

Соблюдение сроков в работе – важная задача главы отдела на любом предприятии. Как правильно организовать работу в команде?

Совет №1.

Устанавливайте исключительно реальные дедлайны. Не следует манипулировать сотрудниками, создавая фальшивые ограничения. Мол, в случае несоблюдения сроков искусственного дедлайна, с настоящим подобное точно не произойдет.

Лучше разделите крупные задачи на маленькие, с небольшим периодом времени. Участникам будет ясно, что они поступают постоянным потоком, и дедлайны нетрудно соблюсти.

Совет №2.

Позвольте сотрудникам самостоятельно выставлять дедлайны. Принимающие участие в проекте спонсоры, заказчики довольно часто не представляют все рабочие процессы. Такими лицами ставятся конечные даты, но исполнители сразу осознают, что сдать проект вовремя будет непросто.

Дайте команде возможность проводить оценку реальных сроков исполнения работы. Чем больше исполнитель вовлечен в нее, тем с большей ответственностью он будет работать над проектом. Кроме того, если сотрудники сами определяют сроки, от них не будут поступать жалобы. Ведь именно они определяли и рассчитывали время.

Совет №3.

Объясняйте необходимость ограничения по времени. Мало озвучить срок наступления дедлайна. Нужно непременно объяснить, почему это имеет значение. Понимание – это ключ, который помогает с большей долей ответственности и серьезности относиться к срокам.

Совет №4.

Не раздувайте штат работающих над проектом, особенно привлекая новичков. Нужно время, чтобы те, кто только-только пришел в проект, научились работать продуктивно. Человеческие ресурсы и так ограничены, чтобы тратить их на обучение новеньких.

Кроме того, с увеличением числа участников растет объем коммуникаций внутри команды, что тоже забирает драгоценные рабочие часы время.

Совет №5.

Акцентируйтесь на негативных последствиях в случае несоблюдения сроков. Боязнь санкций оказывает влияние на людей больше, чем что-либо позитивное и приятное. А еще она служит хорошим источником мотивации. Например, сообщите: если проект не будет своевременно закончен, спонсоры урежут расходы, и это непосредственно отразится на нашей зарплате.

Будьте осторожны, применяя такую тактику: если угрожать часто, можно снизить командный дух и подорвать моральное состояние. Лучше акцентироваться на отрицательных последствиях без угроз команде.

Совет №6.

Примените систему напоминаний. Безусловно, не стоит делать это каждый час. Но также и не подходит обратная схема – проговорили один раз и позабыли.
Попытайтесь создать систему напоминаний либо воспользоваться проверенной. Важно, чтобы она действовала.

В замену непрерывным напоминаниям о том, к какому времени требуется выполнение задачи, стоит втянуть сотрудников в дискуссию, задав вопрос, когда же дедлайн у того либо иного проекта. Если специалист сам даст ответ на вопрос, следовательно, он будет помнить про сроки.

Совет №7.

Подберите эффективное программное оборудование. Даже специалисты с достаточно большим опытом не всегда своевременно сдают работу. На рынке большое количество ПО, которое отличается функционалом, рабочими принципами, интерфейсом и т.д.

Как соблюдать дедлайн в сложных проектах – на видео:

Проанализировав, что такое дедлайн, можно сделать вывод, что без ограничения сроков необходимых результатов в быту и на работе. Чтобы не испытывать дискомфорт, избежать опозданий, срывов выполнения проектов, помнить о важных делах, потребуется научиться управлению временем. При правильном подходе дедлайн станет удобным инструментом контроля драгоценных минут жизни.