Управление рабочим временем персонала: тайм-менеджмент для сотрудников

Стратегии тайм-менеджмента

Использовать драгоценные секунды жизни, в том числе и на работе, нужно бережно. Этому способствует тайм-менеджмент – технология организации времени и увеличения плодотворности его расходования.

Для работников

Планирование – ключевой момент в управлении временем. При составлении плана учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым. От этого зависит ваша эффективность. Но просто распланировать дела недостаточно. Необходимо учитывать и другие факторы, помогающие построить рабочий день целесообразно:

• Личный ритм. Тело работает по внутренним часам с естественными, «запланированными» периодами как высокой, так и низкой энергии. Они называются циркадным ритмом. У большинства людей самые низкие энергетические точки приходятся на промежутки 2:00–4:00 и 13:00–15:00. Хотя показатель индивидуален. Это время лучше посвятить сну или запланировать на него несложную, «механическую» работу.
• Положительное влияние перерывов. Психолог доктор Ларри Розен в своей статье в Harvard Business Review объясняет, что наш мозг работает в 90-минутных циклах отдыха и активности. Сосредоточение на конкретной задаче не может длиться более полутора часов. Затем мозг потребует отдыха: прогулки, перекуса или перехода к более легкой деятельности. Для перезарядки каждые 90 минут стоит делать 15–20-минутный перерыв.
• Эффективное целеполагание. Цели действуют как компас, указывая на то, на чем вы должны концентрировать свое время. Как только они будут определены, станет понятно, что является самым важным для плодотворной работы на протяжении дня, месяца, года. Цели должны быть рассчитаны на определенный срок и поддаваться количественной оценке. Никакой абстракции, только конкретика.

Также важно создать такие условия работы, чтобы не отвлекаться на пустяки. Согласно исследованиям UC Irvine, человеку требуется более 20 минут, чтобы вернуться к задаче после отвлечения внимания. Поэтому коллега с «быстрым» вопросом может «украсть» у вас не минутку, а в 20 раз больше времени.

Для руководителя

Во время написания книги Master the Moment, Пэт Бранс опросил работников в 50 компаниях и обнаружил, что многие из проблем управления временем, с которыми приходится сталкиваться сотрудникам, образуются из-за того, что руководитель –профан в тайм-менеджменте.

Как действовать грамотному начальнику:

• Ставьте каждодневные, еженедельные и ежемесячные цели. Для каждой из них установите график выполнения и разбейте цель на небольшие, управляемые задания. Рассмотрите возможность предоставления сотрудникам инструментов управления задачами, таких как онлайн-календари, программы управления проектами.
• Расставьте приоритеты. Помогите работникам оценить свои обязанности по принципу важности и срочности.
• Управляйте коммуникациями. Когда сотрудники работают в сжатые сроки, попросите их проверить голосовую почту и электронную почту через заданные интервалы и сначала ответить на срочные сообщения. Все другие коммуникации могут быть приостановлены до завершения важных проектов.
• Делегируйте полномочия. Для выполнения задач выбирайте людей, которые действительно смогут сделать это.
• Сделайте труд комфортным. Если это возможно, физическая или умственная нагрузка должна быть запланирована, когда работники находятся на пике производительности. Поощряйте сотрудников делать регулярные перерывы на отдых в течение дня.

Но на постоянное наблюдение специалистами у руководителя тоже не хватит времени. Чтобы не попасть в цейтнот, стоит обратить внимание на подход «Режим результатов», который использовал Джон Янг во время своего пребывания на посту директора Hewlett-Packard. Каждые несколько лет он формулировал четкую и требовательную цель и предоставлял сотрудникам самим искать пути ее достижения. Например, он призвал к 90-процентному сокращению числа отказов продуктов HP в течение двух лет. Работники успешно выполнили цель без микроуправления.

Построение расписания

Перечень дел – это один из наиболее простых и самых часто используемых инструментов управления временем, помогающий разбить задачи на конкретные действия в определенный день. Вначале в расписание вносятся проекты, которые нельзя откладывать. Далее также первоочередные задачи, но которые можно пролонгировать. Затем все остальное.

На заметку! Можно при этом использовать известный принцип Парето, говорящий о том, что 20 процентов усилий, которые затрачиваются, чтобы достичь результата, дают 80 процентов эффективности. А 80 процентов усилий приносят 20 процентов результата.

Если применять этот закон, можно подобрать самые действенные ресурсы и сосредоточить их на выполнении запланированного, по максимуму уменьшив траты.

Учитывайте периоды высокой и низкой энергии. Если во второй половине дня у вас мало энергии, запланируйте важную работу утром и рутину задачи на время после обеда.

Вот еще несколько советов по заполнению расписания:

• Планируйте только часть своего рабочего дня. Оставьте некоторое время открытым для кризисов, возможностей, неожиданностей.
• Избегайте внезапных встреч. Требуется время, чтобы обработать информацию после каждого мероприятия, поэтому они должны быть запланированными.
• Консолидируйте работу с электронной почтой, документацией, телефонные звонки. Например, откладывайте эти задачи на 9:00 до 9:30 утра. Это сокращает общее время, необходимое для их выполнения, устраняя затраты на запуск и переключение.

После того, как вы создали свое расписание, держите его в поле зрения, например, используя настенный, настольный или компьютерный календарь, который всегда должен быть открыт. 

Борьба с расточителями времени

Есть много факторов, «ворующих» рабочее время. Одни ярки и заметны, другие воздействуют исподволь. К «грабителям времени» можно отнести прокрастинацию, то есть откладывание важных дел, ненужные поездки и встречи, несвоевременные звонки, отвлекающую «электронку» и соцсети.

Как контролируют хронофагов – «грабителей времени»:

• Стараются не действовать внепланово и импульсивно.
• Определяют сроки решения задач.
• Перепроверяют все свои действия на предмет их целесообразности.
• Вовремя делают перерывы и следят за спокойным темпом работы.
• Контролируют время и планы, повторно проверяют их на предмет решенных заданий, расстановленных приоритетов.
• Отклоняют дополнительно появляющиеся на протяжении дня задания, с которыми можно повременить.
• Выполнив задание, устраивают перерыв для сохранения способности работать и концентрации внимания.

Есть специальные приложения, помогающие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени. Например, подходящие варианты предлагают специалисты с HR-Portal.

О борьбе с «пожирателями времени» – на видео:

Тренинги по тайм-менеджменту для сотрудников

Существуют особы тренинги, помогающее эффективно использовать время. В крупных корпорациях для их проведения нанимают профессиональных психологов. Но в небольшой компании такие тренировки может провести сам руководитель:

• «Длительность минуты». Сотрудники стоят в одном помещении, убирают часы и мобильные телефоны, закрывают глаза. Когда им кажется, что прошла минута, садятся и открывают глаза. Так можно выяснить, кто из специалистов и как воспринимает время.
• «Выяснение ритмов продуктивности». Попросите каждого работника записать каждый час дня с момента пробуждения до момента засыпания в рабочий день и выходной, оценив по наполненности энергией. Это помогает понять естественные ритмы и выбрать лучшее время для важных дел.
• «Определение приоритетов». Каждомук из тестируемых выдают бумажный лист, где он должен написать десять главных ценностей жизни: любовь, здоровье, карьера и т. д. Участвующие разделяются на пары и поочередно спрашивают друг у друга, насколько важна каждая из жизненных основ в формате: «Откажешься ли ты от любви ради карьеры», выявляя главные ценности. Тренинг позволяет сравнить, какие приоритеты у людей в команде, и как они смогут планировать первостепенные задачи.
• «Хронометраж». Предложите сотрудникам записывать все дела за сутки с временными рамками. Это позволит выявить, на что тратятся часы и минуты, обнаружить хронофагов, научиться чувствовать время.

Также последнее упражнение помогает «поймать» привычки, которые мешают работать эффективно. Только столкнувшись с ними лицом к лицу, можно взять ответственность и начать вносить изменения.

Профессиональный Тайм-менеджмент тренинг для сотрудников – на видео:

Обзор систем по тайм-менеджменту

Известный американский блоггер Стив Павлина, специализирующийся на личностном росте и саморазвитии, считает, что дисциплину реально натренировать, как мышцу. Но для грамотных тренировок нужен план. И его не обязательно придумывать самостоятельно. Можно выбрать одну из уже разработанных систем тайм-менеджмента и начать контролировать жизнь.

Getting Things Done (GTD)

Эта система управления временем создана на основе книги Getting Things Done -The Art of Stress-Free Productivity – «Как привести дела в порядок» – эксперта в вопросах по управлению временем Дэвида Аллена. Она подсказывает, как достичь эффективности, не получив стресс. GTD создана на принципе, говорящем, что человеку не нужно запоминать текущие задачи, а напоминать о них будет внешний носитель – бумажный или электронный.

Важно! Разум человека, освобожденный от запоминания того, что необходимо выполнить, может сосредоточиться на решении четко поставленных и сформулированных заблаговременно заданий.

Для обзора и контроля автор предлагает периодически как бы рассматривать с высоты птичьего полета «общую картину» своих дел. Методология отлично подходит для людей, которые перегружены ежедневной волной задач, требующих решения. 

Система управления временем Франклина

Преподаватель и консультант по организационному управлению Стивен Кови, опираясь на работы Бенджамина Франклина, предлагает вначале создавать долгосрочные планы и от них двигаться к краткосрочным.

Это позволяет распределять время именно на приоритеты, уверенно двигаться к своим мечтам, наполняя смыслом каждый час. Система подходит для людей, которые вдохновлены личной миссией и достаточно дисциплинированы, чтобы делать ежедневный и еженедельный анализ для подтверждения своих приоритетов и задач. 

Привычка делать сейчас

Это техника преодоления прокрастинации, описанная в одноименной книге психолога Нейла Фьоре (в русской редакции называется «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»). 

Техника содержит эффективные методы избавления от откладывания дел:

• Повышение самооценки уменьшает страх ошибок.
• Изменение негативных формулировок позитивом перенаправляет энергию на исполнение задания.
• 3-мышление и оборотный календарь позволят контролировать страх увязнуть в делах.
• Антирасписание даст внутреннее освобождение.
• Постановка реальных задач направит энергию на вопросы, которые нужно решить срочно.

Деятельность в состоянии «потока» спасет от стрессовой нагрузки, будет мотивировать и сформирует интерес для продуктивного труда, а управляемый регресс подготовит к плановым паузам и перезагрузке.

Техника «Помодоро»

Разработанный в 1992 году, Метод Pomodoro позволяет сфокусироваться и повысить концентрацию на решении важного задания, не отвлекаясь на внешние соблазны.

Внимание! Интервалы, на которые разделяется работа, условно зовутся помидорами. Такой «томат» длится полчаса: 25 минут труда и пятиминутная пауза. Контролируются они звуковым таймером.

Перед пуском таймера вам надо составить перечень рабочих задач с учетом приоритетов в порядке понижения важности на бумаге либо электронном ежедневнике. Далее выставьте таймер на 25 минут и работайте.

По звонку таймера – пятиминутная пауза. В это время расслабьтесь и отвлекитесь от труда. По истечении пятиминутного перерыва надо снова приступить к решению задачи. Каждый интервал обозначайте галочкой рядом с выполняемой работой. Через четыре «помидора» – пауза 15–30 минут. Решив задание, отметьте его в списке и начинайте следующее.

Вести список задач надо для личного контроля и наблюдения за своей плодотворностью. К примеру, по истечении недели вы сможете увидеть, сколько «помидоров» заняло то или иное дело.

Матрица Эйзенхауэра

Сберегающую время технику изобрел Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – тридцать четвертый президент США. Методика применяется, чтобы расставить приоритеты в делах и личной жизни, она основана на принципе перераспределения задач на четыре типа по степени значимости и неотложности. Матрицу наиболее удобно применять при кратковременном и среднесрочном планировании.

---

Согласно этой системе, задачи делятся на группы по неотложности и важности:

• А – экстренные и важные;
• В – неспешные, но важные;
• С – неотложные, но не важные;
• D – не экстренные и не важные.

В зависимости от категории, куда попала задача, определяется очередность ее исполнения. Неважные дела можно делегировать или отложить на потом.

Важность управления временем на рабочем месте подчеркивается бешеным темпом современной управленческой жизни. Но грамотное планирование и применение стратегий тайм-менеджмента даст возможность успевать больше без стрессов и нервных срывов.