Тайм-менеджмент: понятие, основные правила, принципы управления временем

История возникновения тайм-менеджмента

Прошедшая в 19-ом веке промышленная революция сформировала потребность управления временем. Чтобы трудится на фабрике, требовалось соблюдать пунктуальность. 

Люди должны были научиться действовать по часам, в отличие от аграриев, которые жили по солнцу. Пунктуальность и продуктивность стали главнейшими целями. «Время – деньги», – сказал Бенджамин Франклин, и его слова стали девизом современных бизнесменов.

В 1911 году Фредерик Уинслоу Тейлор выпустить в свет публикацию «Принципы научного менеджмента», в которой он представил свою теорию управления. В ее основе лежат анализ и синтез рабочих процессов. 

Тейлоризм преследовал главную цель, которая заключалась в увеличении производительности труда рабочих. Приобретенная Тейлором известность привела к появлению новой дисциплины. Ее стали использовать на практике в разных странах после успешного внедрения на заводе Форда.

В СССР в семидесятые годы стал популярным метод хронометража, способствующий рациональному использованию собственного времени и росту персональной эффективности. Советский биолог Любищев в течение 56 лет ежедневно записывал, какое количество времени затрачивается на работу, фиксировал потери.

Он составлял ежемесячную сводку и к завершению года – отчет. Благодаря этому стало возможным с точностью до 10 минут проводить оценку любой предстоящей работы, планировать проекты на месяцы и годы вперед.

Факт! Интересно, что создатель метода последние 25 лет жизни трудился более эффективно, чем в молодости.

В 2007-м при Московском финансово-промышленном институте впервые открыли кафедру тайм-менеджмента. Сейчас у этого направления довольно большая востребованность и популярность – жизненный ритм с каждым годом ускоряется. Появилось большое количество тренингов, семинаров на тему планирования и рационально распределения времени.

Кто такой тайм-менеджер?

Тайм-менеджер – профи в сфере управления временем. В его задачу входит анализ человеческой психологии людей, условий на рабочем месте и предложение наиболее продуктивных графиков работы. Тайм-менеджеры помогают главам компаний либо частным клиентам распределять время, расставлять приоритеты, успевать выполнить все важные дела без стрессов.

Факт! Нередко услугами экспертов пользуются предприятия для получения помощи в наладке трудового процесса.

В первую очередь специалисты обучают руководство грамотному распределению обязанностей в коллективе и своего рабочего времени. Они проводят изучение деятельности фирмы, нужного количества времени на решение определенных заданий. Собрав и проанализировав данные, тайм-менеджер занимается корректировкой распорядка дня организации.

Главные задачи тайм-менеджмента

Специалисту в сфере управления временем необходимо уметь проводить анализ временных затрат на исполнение конкретных задач, правильно расставлять цели, планировать тактику их достижения, устанавливая приоритеты.

Также задачи тайм-менеджмента заключаются:

• в проведении непрерывного анализа ежедневного распорядка, повышении его эффективности;
• в самоконтроле в ходе работы – когда и что нужно сделать;
• в изучении и практическом применении технологий, позволяющих рационально распределить время;
• в умении отказаться от деятельности, не приносящей пользы;
• в рациональном планировании времени с акцентом на дела наибольшей значимости;
• в организации полноценного отдыха.

То есть задачами тайм-менеджмента является избавление от неплодотворного растрачивания ценного ресурса – чтобы за те же сутки человек мог успеть сделать в два раза больше, но при этом не утомился и успевал пообщаться с близкими, заняться хобби.

Плюсы планирования времени

Человек, умеющий целесообразно распределять временные ресурсы быстро и с наименьшими трудозатратами, способен достичь выставленных целей.

Есть у тайм-менеджмента и другие преимущества:

• Антистресс. Упорядочение дневных дел снижает уровень тревожности. Когда вы отмечаете выполненные пункты в своем списке заданий, вы можете наглядно видеть прогресс. Это поможет избежать чувства стресса, вызывает ощущение удовлетворенности своими действиями.
• Дополнительное время. Эффективное управление временем дает больше возможностей, чтобы заниматься хобби либо другими личными делами.
• Карьерные возможности. Хорошие навыки тайм-менеджмента – ключевые качества, которые ищут работодатели. Умение выставлять приоритеты и планирования деятельности крайне желательна для любой организации.

Но самым главным достоинством является ощущение внутренней свободы и контроля своей жизни.

Виды тайм-менеджмента

Работа с временными ресурсами распределяется на три разновидности. Тайм-менеджмент персонального типа необходим для саморазвития каждого индивидуума, оптимизации личного времени. Это сочетание навыков продуктивной организации своего дня.

Тайм-менеджмент профессионального либо корпоративного типа сосредотачивается на выстраивании процесса труда. Он обозначает, как грамотно распределить рабочий день и обязанности сотрудников. А задачей социального является охват нескольких человек (к примеру, работников одного предприятия). То есть речь идет не только о распределении времени, но и о регулировке отношений.

Основные понятия тайм-менеджмента

Есть несколько терминов, которые должны понимать те, кто решил обучиться управлению временем:

• Альтернативная стоимость времени – цена тех благ, что смогли стать вашими в единицу времени, но вы от них отказались, «приобретя» что-нибудь иное. Концепция полезна в случае расстановки приоритетов, чтобы понимать, чем вы жертвуете, выполняя рутинные дела вместо важных.
• Бездефицитность сил – принцип, в соответствии с которым труд и отдых обязаны соотносится так, чтобы к окончанию дня, недели либо года был достигнут нормальный уровень работоспособности. Этого можно достичь только в случае, если за повышенной затратой сил, например авралом на работе, будет идти соответствующее уменьшение нагрузки. Иначе неизбежно накапливание усталости, способной стать причиной срывов и резкого снижения продуктивности.
• Дедлайн (deadline) – крайний срок для завершения выполнения задания. Если результат получен позже, его ценность опускается.
• Делегирование – перекладывание исполнения задания на персонал, сослуживцев, внешних поставщиков, приобретение услуги, которая заменяет «собственноручное» решение задачи. Если делегируются полномочия, значит, передаются ресурсы и права, нужные для исполнения задачи.
• Методы тайм-менеджмента – определенный порядок действий, помогающий выполнить поставленную задачу.
• Система управления временем – комплекс методик и технологий, позволяющий с максимальной быстротой и эффективностью достичь цели.

Нужно знать также, что собой представляют поглотители времени. Это обстоятельства, например, люди, задачи, особенности внешней среды, которые становятся причиной неэффективного растрачивания временного ресурса. Существует большое количество факторов, «занимающихся воровством» рабочего времени. Одни яркие и заметные, воздействие других проявляется исподволь. К «ворам времени» можно причислить прокрастинацию, то есть отсрочивание решения важных дел, бесполезные поездки и встречи, не вовремя сделанные звонки, «электронку» и соцсети, которые отвлекают от работы.

Тайм-менеджмент в управлении

Чтобы эффективно трудится, необходимо обладать умением извлечения наибольшей пользы из каждой минуты трудового дня. Руководителю любой компании должно быть известно, что собой представляет управление рабочим временем персонала, а сами специалисты должны знать техники контроля и перераспределения временных ресурсов.

Руководители должны научиться:

• ставить цели своим подчиненным на каждый день, неделю и месяц;
• расставлять приоритеты по принципу значимости и срочности;
• управлять коммуникациями;
• делегировать полномочия.

Неверно организованная руководством деятельность становится причиной того, что работники предприятия все время испытывают дефицит времени. Это отражается на продуктивности рабочего процесса и успешности фирмы в целом.

Для повышения плодотворности работы компании, специалисты должны научиться составлять план работы на день. При его создании необходимо 60% времени выделить на главные дела, 20%  – на непредвиденные, 20%  – на спонтанные. Основная задача – приучить персонал к систематическому ежедневному составлению плана.

Управление личным временем

Планирование является ключевым моментом в управлении временем. В процессе составления плана нужно учитывать, что он обязан быть целесообразным и выполнимым, поскольку это оказывает прямое влияние на продуктивность вашей работы.

Помимо этого, чтобы выйти из ежедневной гонки:

• Ни в коем случае не берите работу на дом.
• Организуйте бытовые заботы так, чтобы на них тратилось минимальное количество времени.
• Для отдыха выделяйте не только субботу и воскресенье, а хотя бы один вечер в середине недели. Например, можно устроить велопрогулку либо сходить в баню.
• В период отпуска сведите к минимуму общение по телефону или через Всемирную сеть.

Составление плана необходимо не только для рабочего, но и для свободного времени. При планировании нужно учитывать эмоциональное наслаждение, к примеру, поход в кинотеатр, и физическое, скажем, спортивные тренировки.

Навыки тайм-менеджмента

Чтобы обучится эффективному управлению временем, потребуется наработать определенные навыки, основными из которых являются:

• Организованность. Поможет сохранить ясную картину того, что вам нужно завершить и когда. Быть хорошо организованным может означать ведение обновленного календаря, возможность легко находить определенные документы, делать подробные заметки.
• Приоритизация. Оценка каждой из ваших обязанностей по приоритету является ключом к тому, чтобы быть хорошим тайм-менеджером. Существует много способов их расстановки в отношении того, что надо выполнить. Например, можно вначале завершить быстровыполнимые задачи, затем те, что сложнее. Либо начать с дел, у которых ближе дедлайн.
• Постановка целей. Целеполагание позволяет четко понять ваш «пункт назначения» и то, как именно вам нужно расставить приоритеты для его достижения. Важна расстановка как краткосрочных, так и долгосрочных целей.
• Коммуникативные навыки. Они позволят сделать ваши планы и цели ясными для людей, с которыми вы работаете.  А также делегировать дела, чтобы сосредоточиться на выполнении наиболее важных, актуальных задач.
• Планирование. Является фундаментальной частью тайм-менеджмента. Эффективное планирование дня, встреч поможет придерживаться графика, разбить большие задачи на мелкие, установить контрольные точки проекта.
• Делегирование. Часто бывает трудно сказать «нет», когда кто-либо просит вас сделать что-нибудь на работе. Важно практиковать наличие границ, а также передавать часть дел другим сотрудникам, чтобы успевать заниматься важными для вас задачами.
• Управление стрессом. Позитивное отношение к стрессу может помочь вам не терять мотивацию и хорошо работать даже в цейтноте. Не перегореть помогут небольшие перерывы в продолжение дня или маленькие вознаграждения после завершения каждой задачи.

Применяйте инструменты управления временем: специальное программное обеспечение и приложения для телефонов, которые помогают с большей продуктивностью организовать рабочий день и личную жизнь. Например, Trello – бесплатное интернет-приложение для руководства проектами в малых группах. Благодаря доскам, спискам и картам, есть возможность организации дел и расстановки приоритетов в непринужденной, легко меняемой форме. Либо Evernote – интернет-ресурс и комплект ПО, чтобы создавать и хранить заметки. Их можно рассортировать по блокнотам, присвоить им метки, отредактировать и направлять на экспорт.

Основные методики планирования

Применяя эти методики, зарекомендовавшие себя на практике, можно составить правильное расписание. Оно позволит достичь нужных целей без стрессов и перегрузок.

• Хронометраж. Суть методики состоит в том, что вам надо вести поминутную запись всех своих действий и того, сколько времени на них затрачено. Это даст возможность обнаружить, на что расходуются часы и минуты, обезвредить «временных вампиров», обучиться ощущать время.
• Принцип Парето. Он сообщает о том, что при 20% усилий, затрачиваемых на достижение результата, в итоге получается 80% продуктивности и наоборот. Посредством этого закона можно обеспечить подбор наиболее эффективных действий и сконцентрировать их на исполнении намеченного, максимально снизив затраты.
• Метод 10 минут. Если нужно решить какую-либо проблему, к решению которой нет желания приступать, подумайте: «Я уделю этому занятию лишь десять минут, а после передохну». Вероятнее всего, вы увлечетесь работой и не захотите прекращать.
• Правило трех. Согласно ему, чтобы достичь эффективности, требуется ежедневное выполнение лишь трех имеющих наибольшую ценность дел. Чтобы не распылялись внимание и силы, нужно просто выбрать три самые важные задачи и сконцентрироваться на них. Назавтра нужно выбрать еще три, и так далее. Так вы не потеряете концентрацию и постепенно избавитесь от всех «долгов». Этот же принцип будет действовать и при целеполагании на неделю, месяц либо год.
• Матрица Эйзенхауэра. В основе метода тридцать четвертого президента США лежит правило распределения задач по уровню значимости и срочности. Все они подразделяются на четыре группы: А – срочные и важные, В – несрочные, но важные, С – неотложные, но незначимые дела, D – неспешные и незначительные. От группы, куда занесена задача, зависит ее приоритетность. Неважные дела можно перепоручить подчиненным либо отложить на потом.
• Метод 1-3-5. Дает возможность расходовать время с наибольшей целесообразностью. В продолжении дня вы решаете лишь одну большую задачу, три средних и пять маленьких – в общей сложности 9 дел. Используя такую схему, вы постепенно разберете завалы, при этом будете успевать по срокам, не доводя себя до переутомления.

Список дел является одним из самых легких и наиболее часто применяемых инструментов, который помогает разложить задачи на определенную деятельность в конкретный день.

Составление списка дел

Первым делом в расписании указывают проекты, требующие безотлагательного выполнения. Потом также важные задачи, но с возможностью отложить решение. Далее вносят оставшиеся проекты.

Как правильно составить список дел:

1. Определите свои цели и приоритеты.
2. Составьте перечень дел, которые выполняете ежедневно, включая самые мелкие и рутинные.
3. Выявите индивидуальные периоды повышенной и пониженной энергии. Если к вечеру у вас энергетический упадок, стоит перенести выполнение значимой работы на утро, а рутинные дела на послеобеденное время.
4. Удалите элементы с наименьшим приоритетом полностью или отложите их.
5. Определите своих «пожирателей времени» и старайтесь ограничить их влияние. Консолидируйте работу с «электронкой», документами, телефонными звонками. К примеру, перенесите на время с 9:00 до 9:30 утра. Это позволит сократить общие сроки, требующиеся для их исполнения, при этом будут устранены траты на запуск и переключение.
6. Распланируйте лишь часть трудового дня. Стоит оставить какое-то время «пустым» для непредвиденных ситуаций.

Мозгу, чтобы усвоить новую информацию, после каждого мероприятия нужно время, поэтому все встречи должны быть плановыми.

Список дел должен быть на виду, к примеру, можно занести его в настенный, настольный либо компьютерный календарь. Его необходимо всегда держать открытым. 

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Приемы тайм-менеджмента направлены на наилучшую организацию трудового дня и периода отдыха, когда расход времени максимально продуктивен, а деятельность дает значительные результаты. Они помогают осознанно контролировать временные расходы на разнообразные виды активности, придать большую эффективность труду и отдыху.

Принципы – основы эффективного тайм-менеджмента:

• выбор подходящей методики планирования;
• умение сфокусироваться на главном;
• разбитие крупных задач на подзадачи;
• ранжирование дел по важности;
• способность сказать «Нет»;
• разделение времени на отдых, работу, самосовершенствование;
• ограничение «пожирателей времени»;
• борьба с прокрастинацией.

Не следует выполнять чужие дела. Сосредоточьтесь на своей цели и действуйте четко для ее достижения.

Советы ведущих специалистов

Почти все люди, которые достигли настоящих высот, говорят, что время – их важнейший актив. Они используют ежедневники, руководствуются четкими планами и занимаются продумыванием новых. У успешных людей – множество действующих задач и проектов, огромное количество идей. При этом удачливые люди не выглядят «загнанными лошадьми», напротив, светятся энтузиазмом, а их здоровье обычно может стать предметом зависти. Все это результаты грамотного распределения времени.

Чтобы стать успешным, стоит следовать рекомендациям специалистов в сфере тайм-менеджмента. Например, доктор психологии Ларри Розен в материале в Harvard Business Review объясняет: чтобы работать продуктивно, нужно научиться делать перерывы. Концентрация на определенной задаче не может продолжаться больше полутора часов. После чего мозгу нужен отдых: следует прогуляться, перекусит, заняться чем-то приятным.

Что еще советуют специалисты в области тайм-менеджмента? Психолог Нейл Фьоре учит, как противостоять прокрастинации, в своей книге «Легкий способ перестать откладывать дела на потом». 

Технология содержит действенные способы управления временем:

• Следует повышать самооценку, чтобы снизить боязнь ошибиться и неуверенность в начинаниях.
• Если думать позитивно, на выполнение задачи появится больше энергии.
• 3D-мышление и календари дают возможность взять под контроль страх погрязнуть в делах.
• Выставление реальных целей перенаправит энергию на проблемы, требующие безотлагательного решения.

А чтобы избежать стрессов, необходимо действовать в состоянии «потока». Такой подход придаст мотивации и создаст интерес для плодотворной работы, а управляемый регресс позволит подготовиться к запланированным паузам и перезагрузке.

Факт! Разница между теми, кто достигает существенных успехов, и теми, кто этого не делает, заключается просто в том, что более плодотворные люди научились тому, насколько важен тайм-менеджмент. 

Так считает эксперт по производительности Клэй Кларк. Он советует отказаться от многозадачности. Если фокус внимания разделен между несколькими вещами, ни одна из них на самом деле не делается хорошо. Стоит выбрать одну задачу, и заниматься ей до завершения, чтобы быть более продуктивным.

Также он советует сделать часы своим другом. Не следует полагаться на внутреннее чувство времени: можно в конечном итоге упустить что-то важное. Когда вы участвуете в проекте, требующем большой концентрации, велик риск, что вы потеряете счет времени. Легко читаемые часы, которые находятся рядом с рабочим местом, помогут уложиться в расписание. Они также могут отправлять звуковые напоминания о предстоящих встречах или крайних сроках сдачи работы.

Джулия Моргенстерн (основатель компании Task Masters, которая оказывает профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды) рекомендует в первую очередь провести оценку того, сколько времени у вас уходит на решение ваших задач, какие факторы являются отвлекающими. Вероятно, это социальные сети, дополнительные обязанности, постановка нереальных сроков либо препятствия психологического характера. Она советует рассортировать вещи и дела, освободить пространство от всего, что не представляет первостепенной важности. Определите для каждой вещи свое место, а каждому делу – время. Если у вас не получается, то проведите анализ, вероятно, дело можно отсрочить, передать полномочия на выполнение другим работникам либо совсем от него отказаться.

По мнению писателя Тони Шварца, литературного критика Бенджамина Че Кай Вая, основателя сервиса Buffer Лео Видрича, коммерсанта Томаса Оппонга управление временем лучше выстраивать по принципу 90 минут. Его суть такова: вы посвящаете напряженной деятельности 90 минут, после чего устраиваете получасовой перерыв, а потом повторяете цикл. При этом в первые 90 минут вы решаете наиболее значимую задачу, которую нужно выполнить в течение дня, а в следующие циклы можно заняться делами, представляющими меньшую важность.

Согласно изысканиям ученого из Йеля Перетза Лафи, полтора часа – это оптимальное время, на протяжении которого возможна эффективная концентрация на одном деле. А 30 минут вполне хватает для полноценного отдыха, что подтвердил своими исследованиями нейрофизиолог Натан Клейтман.

Неординарные приемы и технологии

Для управления временем применяют разнообразные методы и системы. Некоторые из них, несмотря на нестандартность, очень эффективны.

 «Лягушка на завтрак»

Автор методики Брайан Трейси именует ее «поеданием лягушки», цитируя Марка Твена. Писатель прекрасно сказал, что если первое, что вы совершите утром, – съедите живую лягушку, сможете пережить остаток дня с осознанием того, что худшее позади. Ваша лягушка – это наиболее трудная либо нудная задача, нужно справиться с ней в первую очередь, без каких-либо отсрочек. Так вы избавитесь от эмоционального напряжения и груза, который давил бы в течение дня.

«Стейк из слона»

Крупные проекты, требующие большого планирования и осмысления, в тайм-менеджменте называет «слонами». Их предлагают резать на «стейки»: на такие части, которые могут быть завершены как мини-проекты или послужить этапами большого и важного проекта. Затем тайм-менеджеры предлагают планировать «съесть» такие «слоновьи стейки», выделяя для них временные интервалы в обычном ежедневном графике. Так будет легче приступить к выполнению поставленной задачи, лучше понять ее.

Техника «Помодоро»

Созданная в 1992 году, методика Pomodoro дает возможность сконцентрироваться на выполнении важного задания без отвлечения на внешние раздражители. Суть этой технологии тайм-менеджмента – в промежутках, на которые подразделяется работа, условно называющихся помидорами. Длительность подобного «томата» составляет 30 минут: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. Для их контроля используется звуковой таймер.

Совет! Прежде чем запустить таймер, вам надо создать список рабочих задач, учитывая приоритетность в порядке снижения значимости, на бумажном листе или в цифровом календаре. После этого установите таймер на 25 минут и начните работать.

Как только таймер сработает, устройте пятиминутный перерыв. По завершению паузы нужно вновь заняться решением задания. Каждый цикл надо отмечать галочкой рядом с исполняемой работой. Спустя четыре «томата» – передышка от четверти до получаса. После выполнения задачи пометьте ее в перечне и приступайте к следующей.

Ведение перечня задач необходимо для самоконтроля и наблюдения за собственной эффективностью. Например, подводя итоги рабочей недели, вы сможете оценить, за какое количество «помидоров» было завершено то или иное дело.

Автоматизация и упрощение

Работа тела осуществляется по внутренним часам с природными, «плановыми» фазами как высокой, так и низкой энергии. У большей части людей в промежутках с 2:00 до 4:00 и с 13:00 до 15:00 происходит упадок сил. Но для каждого значение индивидуально. В это время лучше лечь спать либо заняться несложной, «механической» работой.

Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) стоит делать подряд, а по исполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к систематическим действиям и исполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.

Особые рекомендации для женщин

Тайм-менеджмент для представительниц прекрасного пола является относительно новым понятием, предполагающим искусство управлять временными ресурсами с учетом специфики обязанностей, обычно налагаемых на женщин обществом, и психологических особенностей.

Работающей женщине необходимо:

• Не раскачиваться перед работой, лучше прийти пораньше либо выпить кофе на рабочем месте, чем сидеть с коллегами в столовой в начале трудового дня.
• Трудные задания разделять на малые части. Случается, что для написания большого отчета может потребоваться несколько дней, поэтому лучше продумать это заблаговременно, чтобы работа не превратилась в аврал.
• Заниматься сложными делами до обеда, что избавит от переживаний в продолжение дня и груза на душе. 
• Четко осознавать круг должностных обязанностей и не нагружать себя заданиями, не имеющими обоснования.

Работать надо по принципу: 50 на 10, уделяя время отдыху либо переключаясь на спокойную деятельность. Спустя два часа не лишним будет пройтись, что позволит избежать болей в глазах или спине.

Заключение

Есть мнение, что тайм-менеджмент неэффективен – мол, управлять временем нельзя. Но используемые техники не предполагают физического воздействия на «четвертое измерение». Они учат, как найти прагматичный и разумный подход к личной продуктивности.

Важность управления временем подчеркивает бешеный ритм современной жизни. Зная, что такое тайм-менеджмент, изучив методы и стратегии, обучившись планированию, вы сможете делать больше без стрессовых ситуаций и нервных срывов.

Секреты тайм-менеджмента от коуча Ицхака Пинтосевича – на видео: